علیرغم تلاش های فراوان، بسیاری از سازمان ها متوجه می شوند که پروژه های بزرگ به دلایل مختلفی با شکست مواجه می شوند. دلایلی مانند:
- اهداف نامطمئن یا خوش بینانه
- داده های ناکافی
- محدودیت های زمانی پروژه
- عدم مدیریت و برنامه ریزی صحیح
- و شاید مهمترین آنها نبود ابزارهای مناسب برای مدیریت و کنترل پروژه باشد
برای مدیریت بهتر پروژه و نظارت دقیق بر وظایف، ج نرم افزار مدیریت پروژه میزیتو ثبت نام رایگان.
وقتی صحبت از پروژه های بزرگ می شود، باید در نظر داشت که 98 درصد پروژه ها با هزینه های گزاف یا تاخیر مواجه هستند. هزینه های تخمینی معمولاً تا 50٪ افزایش می یابد و برنامه ها اغلب چندین ماه به تعویق می افتد.
بنابراین تفاوت بین یک پروژه گران قیمت و بلندمدت با پروژه ای که به موقع و با بودجه تحویل می شود چیست؟
در بسیاری از موارد، پاسخ این است که از یک مزیت استفاده کنید نرم افزار مدیریت پروژه این راحت است.
برای نگاه عمیق تر، اجازه دهید با تعاریف اولیه شروع کنیم.
پروژه چیست؟
پایه استاندارد PMBOKاین پروژه تلاشی موقت برای تولید یک محصول، ارائه خدمات یا دستیابی به یک نتیجه منحصر به فرد است.
طبق تعریف استاندارد ICB این پروژه یک اجرای محدود به زمان و هزینه برای دستیابی به محصولات یا خدمات است که بر اساس استانداردهای کیفیت و الزامات مرتبط تعیین می شود.
به زبان ساده، پروژه برای رسیدن به یک نتیجه ملموس کارها را برای مدت زمان محدودی انجام می دهد.
حالا بریم سراغ تعریف دوم:
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه در واقع ایجاد فرآیندهایی برای دستیابی به اهداف خاص برای مدت زمان محدود است. مسائل متعددی مانند تخصیص منابع، روش های پیگیری و استراتژی های نظارت نقش اساسی در این فرآیند دارند. . به عبارت دیگر مدیریت پروژه به کارگیری دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها در فعالیت های پروژه برای برآوردن نیازهای پروژه است.
به عبارت ساده، مدیریت پروژه تلاشی برای انجام کار است. به عنوان مثال، تکمیل ساخت یک ساختمان نمونه ساده یک پروژه موفق است.
مدیریت پروژه خود شامل پنج دسته فرآیند است که به شرح زیر است:
- شروع
- برنامه ریزی
- بهره وری
- کنترل
- تکمیل یا تمام شده
اما برای مدیریت بهتر پروژه، به کنترل نیاز داریم، بنابراین به سراغ تعریف بعدی می رویم.
کنترل پروژه چیست؟
کنترل پروژه فرآیند شناسایی مشکلات احتمالی در فرآیند پروژه است، البته در زمان مناسب
کنترل پروژه شامل فرآیندها، ابزارها و مهارت های مورد استفاده در پروژه ها برای تجزیه و تحلیل هزینه ها و برنامه ریزی داده ها برای اجرای به موقع پروژه با هزینه تخمینی است.
اما تفاوت بین کنترل پروژه و مدیریت پروژه چیست؟
کنترل پروژه و مدیریت پروژه یکی نیستند، در واقع کنترل پروژه تابعی از مدیریت پروژه است.
تفاوت اصلی مدیر پروژه و مدیر پروژه این است که مدیر پروژه کار تیم پروژه را مدیریت می کند، در حالی که مدیر پروژه به تیم و مدیر پروژه در مورد مسائلی مانند هزینه ها و برنامه ها مشاوره می دهد. بنابراین مدیر پروژه فقط می تواند به عنوان مشاور عمل کند.
اما آنچه مدیریت پروژه و کنترل پروژه را ممکن می کند استفاده از ابزار مناسب است. ابزاری که به شما امکان کنترل کامل و کامل بر پیشرفت پروژه را می دهد. اما باید با ابزارهای مدیریت پروژه بیشتر آشنا شویم.
ابزارهای مدیریت پروژه چیست؟
ابزارهای مدیریت پروژه به مدیر پروژه کمک می کند تا وضعیت پیشرفت را بر اساس داده های دقیق بررسی کند و انحرافات احتمالی را بررسی کند و به مدیر اطلاع دهد. بهترین ابزار کنترل پروژه نرم افزار مدیریت پروژه است که پروژه ها و چرخه ها را به صورت آنلاین تعریف می کند و همزمان گزارش ها را به صورت آنلاین تولید می کند.
مروری بر ابزارهای مدیریت پروژه
اگرچه این ابزارها ابزارهای مدیریت پروژه نامیده می شوند، اما استفاده از آنها به مدیران پروژه محدود نمی شود. از این ابزارها می توان برای رفع نیازهای تیم هایی با اندازه های مختلف و برای اهداف مختلف استفاده کرد.
بیایید برخی از ویژگی ها را در نظر بگیریم‌و ویژگی های ابزارهای مدیریت پروژه مناسب را بررسی کنید
- امکان برگزاری جلسات از راه دور
جلسات فیزیکی متعدد باعث کندی پروژه می شود. نیروی کار ماهر در حال حاضر پراکنده است و مدیریت آن می تواند بسیار مشکل ساز باشد. با ابزارهای مدیریت پروژه که شامل جلسات آنلاین می‌شود، مدیریت پروژه از راه دور آسان‌تر می‌شود، زیرا به مدیران کمک می‌کند تیم‌های خود را به‌طور مؤثر مدیریت کنند.
- امکان اشتراک گذاری فایل ها
آپلود فایل ها به شما امکان می دهد فایل های مورد نیاز همکاران خود را به اشتراک بگذارید و آنها را به اسناد پروژه و مکالمات اضافه کنید و آنها را برای مدت طولانی ذخیره کنید.
- مدیریت ریسک و کاهش ریسک ناشی از انحراف از اهداف پروژه
یک ابزار خوب مدیریت پروژه با نمودارهای گرافیکی خود، خطرات احتمالی انحراف از پروژه را به شما گوشزد می کند و مدیر پروژه را قادر می سازد تا تصمیم درستی برای بهبود روند پروژه بگیرد.
- افزایش بهره وری
یکی دیگر از مزایای بزرگ ابزار مدیریت پروژه این است که فرآیند تصمیم گیری را بهینه می کند و بهره وری را بهبود می بخشد. از آنجایی که تمام جزئیات مهم را می توان در یک مکان یافت، همیشه می توانید در اسرع وقت تصمیمات آگاهانه بگیرید.
- برنامه ریزی بهتر
استفاده از ابزارهایی مانند تقویم پروژه و داشبورد یا سایر ابزارهای مدیریتی، برنامه ریزی پروژه را بسیار آسان می کند. این ابزار یک رویکرد ساده و سیستماتیک برای برنامه ریزی پروژه ارائه می دهد که به شما امکان می دهد به اهداف پروژه دست یابید.
- ارتباط با مشتریان
ابزارهای مدیریت پروژه هر روز بهتر می شوند. این برنامه ها از قبل دارای ویژگی هایی هستند که به مشتریان امکان دسترسی به پیشرفت پروژه را می دهد. نرم افزار مدیریت پروژه یک قیف (همان قیف فروش) ایجاد می کند تا وظایف و پروژه ها را هم به صورت داخلی به تیم و هم به صورت خارجی به مشتریان و سایر ذینفعان منتقل کند. به عنوان مثال، می توانید مشتری را مستقیماً در تمام مراحل پروژه درگیر نگه دارید تا بتواند با اطلاعات کامل به همکاری با شما ادامه دهد.
- شما از شبکه اجتماعی خود استفاده می کنید
نرم افزار ارتباط موازی را از شرکت حذف کنید تا ارتباطات داخلی سازمان کاملا حرفه ای و در فضایی بدون مرز باشد. ابزار مدیریت پروژه مناسب ابزاری است که به شما امکان می دهد ارتباطات داخلی را نیز فراهم کنید. راحت با همکاران خود صحبت کنید و فایل های خود را به اشتراک بگذارید.
میسیتو به عنوان یک نرم افزار مدیریت پروژه میزبان تمام شد 26000 تیم‌کار کنید است.
برای ثبت نام رایگان و استفاده از امکانات یک ابزار مناسب و موثر مدیریت پروژه و همچنین دریافت مشاوره رایگان از همکاران ما به سایت میزیتو به نشانی میزیتوir تمرکز.
منابع:
1- کنترل های پروژه چیست و چگونه از این 9 تا برای گرفتن کنترل از بن استون استفاده کنیم
2- کنترل پروژه: عناصر کلیدی، مزایا و چالش ها
3- ابزارهای مدیریت پروژه چیست؟